¿Comprar o rentar equipo de cómputo?

Esta disyuntiva de decisión en las organizaciones tiene mucha validez, aún en los tiempos actuales, y las respuestas radican en la proyección de negocio que cada empresa tiene, ya que las necesidades siempre son diferentes.

En México, todavía tenemos que integrar el estilo de vida o forma de pensar, y nos cuesta trabajo la planeación a 5-10 años, inclusive a 3 años es complicado. Todas las empresas, y más las consideradas PyME, tenemos ciertos obstáculos que nos dejan ver solo el corto plazo y nos dificulta la visión de largo plazo. En este documento, desarrollé algunos parámetros que pueden servir a las empresas a tomar esta decisión en materia de equipo de oficina.

Comprar

En materia de cómputo personal, la tendencia a la movilidad es total; por lo tanto, estaremos hablando de laptops. Si esta es la necesidad de tu negocio, debes saber que el promedio de vida* de un equipo de cómputo portátil es de 4 a 5 años en condiciones normales de uso. Estos dispositivos tienen una recurrencia de refacciones (batería y/o adaptador de corriente), por así decirlo, de al menos una reposición durante este plazo.

• El valor de rescate de los equipos de cómputo personal después de este periodo es en promedio el 20% del valor de adquisición.
• El usuario promedio requiere que su equipo de cómputo cuente con programas de ofimática, un correo electrónico, además de Internet para navegación.
• El usuario promedio tiene al menos 2 solicitudes de algún tipo de servicio por año, puede ser un problema físico del equipo, de software o de configuración con otros dispositivos.
• La mayoría de los equipos de cómputo que se encuentran en el mercado se adquirieron con un año de garantía en partes y mano de obra; pero, no en sitio. Por lo tanto, tendrás que llevar tu equipo al un Centro de Servicio o llamar al 01-800 de la marca para hacer tu procedimiento.
• Si tu decisión es comprar, deberás tomar en cuenta los gastos adicionales que pueden surgir, como remplazo de batería o de adaptador de corriente. Cualquiera de estos dos te costará entre un 5 y un 10% del valor del equipo si no está cubierto en tu garantía.
• En caso de que tu equipo esté fuera de garantía -es decir, después de un año en promedio-, hablando de PyMES una reparación del mismo costará, en promedio, entre el 15 y 20% del valor del equipo si lo haces reemplazando piezas originales.
• Las reparaciones de equipos portátiles en los Centros de Servicio Autorizados de las marcas tienen un promedio de atención de 24 a 48 horas hábiles, y de reparación 7 días hábiles, aproximadamente. Por lo tanto, si tienes uno de estos problemas, tienes grandes posibilidades de no contar con tu equipo en 10 días laborales, a los cuales les tendrás que asignar un costo.
• Si tu empresa no cuenta con un departamento de Soporte Técnico, tendrás que evaluar el costo de que personalmente tengas que hacer alguna garantía o reparación.
• En caso de comprar bajo un esquema de financiamiento, las tasas de interés en México para PyMES rondan entre el 14 y el 15% anual.

*El tiempo de vida esta determinado por la obsolescencia no por el maltrato.

Rentar

Una vez que hiciste el análisis de comprar y detallaste bien el tipo de equipo, debes revisar las cláusulas del contrato de arrendamiento. Lo más básico recae en la duración del contrato, que por lo regular están entre 36 y 48 meses, si el arrendamiento tiene la opción de compra de los equipos (¿cuánto costará?) y los NIVELES DE SERVICIO. Lo dejé en mayúsculas porque aquí es donde regularmente está el diferenciador:

• Revisar las horas de atención y las horas de solución de problema. Las empresas que nos dedicamos a Servicios Administrados de Cómputo ponemos mucho énfasis en este rubro, ya que para cumplir los niveles de servicio, incluimos la posibilidad de préstamo de equipo en lo que se atiende una reparación o garantía.
• ¿Hasta dónde están cubiertos los desperfectos de los equipos?, ya que pueden existir inclusive coberturas por robo o accidente.
• ¿Cómo se prestará el servicio de soporte técnico? Telefónico, vía Web, mesa de ayuda digital, etcétera. Este punto también es importante, pues, hoy en día, las mesas de ayuda digitales permiten a los clientes acceder a un portal y reportar la falla, la cual cuenta con un folio de registro con fecha y hora; a partir de ahí, se inician las cláusulas de niveles de servicio. Además, estos software ayudan a reportar el seguimiento de los tickets de las solicitudes de soporte y reportan de forma transparente todas las incidencias sin tener que hacer llamadas telefónicas locales ni a un 01-800.
• ¿Existe consultoría o no existe? Los proveedores certificados, por lo regular, ofrecen consultoría sobre las características de los equipos que cada empresa requiere, esto es de gran valor para no hacer malas inversiones.
• Financieramente, sabiendo que el valor de rescate de los equipos es aproximadamente el 20% del valor de adquisición, solo te queda si evaluar el importe de la suma de las rentas que tendrás que pagar mensualmente más todos los servicios estipulados el contrato que recibirás es, o no, mejor que la decisión de comprar los equipos.

Todas las empresas, y más las consideradas PyME, tenemos ciertos obstáculos que nos dejan ver solo el corto plazo y nos dificulta la visión de largo plazo.



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